Microsoft đang thử nghiệm một thay đổi lớn trong Excel, cho phép một ô tính chứa nhiều giá trị dưới dạng danh sách, mảng và mảng lồng nhau. Nếu được phát hành chính thức, tính năng này có thể thay đổi đáng kể cách người dùng tổ chức và xử lý dữ liệu trong bảng tính.
Một ô Excel có thể chứa nhiều giá trị
Trong nhiều thập kỷ, mô hình cơ bản của Excel khá đơn giản: mỗi ô là một đơn vị chứa một giá trị. Người dùng muốn lưu nhiều dữ liệu thường phải tách chúng thành nhiều ô, nhiều cột hoặc xây dựng thêm bảng phụ trợ.
Microsoft hiện đang thử nghiệm một mô hình hoàn toàn khác.
Tính năng mới cho phép một ô chứa danh sách (lists), mảng (arrays) và mảng lồng nhau (nested arrays). Thay vì phải trải dữ liệu thành nhiều ô, người dùng có thể gom nhiều giá trị vào cùng một vị trí.
Tính năng này hiện được Microsoft cung cấp cho người dùng Microsoft 365 Insiders thuộc Beta Channel trên cả Windows và Mac. Điều đó đồng nghĩa đây vẫn là phiên bản thử nghiệm và chưa phải chức năng có sẵn cho toàn bộ người dùng Excel.
Một trong những thay đổi dễ nhận thấy nhất là khả năng tạo danh sách trực tiếp trong ô. Người dùng có thể sử dụng phím tắt Ctrl+J hoặc thông qua menu Insert để đưa nhiều mục vào cùng một ô mà không cần tạo thêm cột hoặc bảng phụ.
Khi được tham chiếu bằng công thức, những dữ liệu này vẫn có thể được Excel xử lý và tự động “tràn” sang các ô khác khi cần.
Excel đang tiến gần hơn đến mô hình dữ liệu có cấu trúc
Thay đổi này đáng chú ý vì nó làm mờ ranh giới giữa một ô bảng tính truyền thống và một cấu trúc dữ liệu có nhiều phần tử.
Trước đây, nếu một ô cần biểu diễn nhiều giá trị, người dùng thường phải dùng các chuỗi ký tự được ngăn cách bằng dấu phẩy hoặc ký tự đặc biệt. Cách làm này thuận tiện để hiển thị nhưng không lý tưởng khi cần thực hiện các phép tính hoặc truy vấn dữ liệu. Với hệ thống mới, Excel có thể xử lý các giá trị dưới dạng mảng thực sự.
Người dùng cũng có thể đóng gói kết quả của một mảng hoặc mảng lồng nhau vào một ô thông qua cú pháp mới, thay vì buộc kết quả phải được phân bổ ra nhiều ô như cách hoạt động truyền thống.
Điều này có thể hữu ích trong những bảng tính chứa dữ liệu phức tạp, đặc biệt khi một bản ghi có nhiều thuộc tính hoặc nhiều giá trị liên quan.
Microsoft bổ sung 4 hàm mới
Để hỗ trợ cấu trúc dữ liệu mới, Microsoft bổ sung thêm bốn hàm chuyên dụng gồm FLATTEN, HAS, HASANY và HASALL.
FLATTEN được thiết kế để loại bỏ các cấp độ lồng nhau trong dữ liệu, đưa cấu trúc phức tạp về dạng phẳng hơn để tiếp tục xử lý.
Trong khi đó, HAS, HASANY và HASALL phục vụ việc kiểm tra sự tồn tại của giá trị trong mảng.
Chẳng hạn, thay vì phải tách một danh sách thành nhiều ô rồi sử dụng nhiều công thức để kiểm tra từng giá trị, người dùng có thể thực hiện thao tác trực tiếp trên cấu trúc dữ liệu nằm trong một ô.
Đây là thay đổi có thể mang lại lợi ích rõ rệt cho những bảng tính có dữ liệu dạng danh sách, thay vì chỉ chứa những con số hoặc chuỗi văn bản đơn giản.
Mảng lồng nhau vẫn có giới hạn
Khả năng mới không hoàn toàn không có điều kiện.
Microsoft cho biết các phép tính sử dụng mảng lồng nhau phức tạp yêu cầu sổ làm việc chuyển sang Compatibility Version 3. Việc bật chế độ này có thể làm thay đổi kết quả của một số công thức đã tồn tại trong những bảng tính cũ.
Điều này cho thấy Microsoft vẫn đang phải cân bằng giữa việc đưa cấu trúc dữ liệu mới vào Excel và khả năng tương thích với hàng tỷ bảng tính được tạo ra trong nhiều năm qua.
Một thay đổi ở cấp độ dữ liệu cơ bản như vậy có thể ảnh hưởng đến công thức, macro, công cụ phân tích và cả các ứng dụng bên ngoài sử dụng Excel làm định dạng trao đổi dữ liệu.
Nhiều công cụ Excel chưa hỗ trợ tính năng mới
Đây cũng là một trong những hạn chế lớn nhất của phiên bản thử nghiệm. Các công cụ quen thuộc như PivotTables, Power Query, biểu đồ, Data Validation và Find & Replace hiện chưa hỗ trợ đầy đủ kiểu dữ liệu mới.
Điều này có nghĩa một bảng tính có thể hoạt động tốt khi sử dụng công thức mới nhưng lại gặp hạn chế khi dữ liệu được đưa sang một công cụ khác trong hệ sinh thái Excel. Vấn đề còn lớn hơn nếu xét đến khả năng tương thích với phần mềm bên thứ ba.
Microsoft chưa công bố chi tiết cách các mảng và cấu trúc dữ liệu mới sẽ được biểu diễn trong tệp .xlsx. Nếu cách lưu trữ thay đổi, các ứng dụng và thư viện phần mềm của bên thứ ba đọc hoặc chỉnh sửa file Excel có thể phải cập nhật để nhận diện được những cấu trúc mới.
Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp, nơi Excel thường được sử dụng kết hợp với phần mềm kế toán, hệ thống quản lý dữ liệu và các công cụ tự động hóa.
Chưa nên sử dụng cho bảng tính quan trọng
Phiên bản thử nghiệm hiện yêu cầu Excel bản dựng 20520.20000 trở lên trên Windows hoặc 26092111 trên Mac.
Tuy nhiên, Microsoft đang triển khai tính năng theo từng giai đoạn. Giống nhiều tính năng thử nghiệm khác trong Microsoft 365, khả năng mới vẫn có thể được chỉnh sửa, tạm dừng hoặc thậm chí bị loại bỏ trước khi phát hành chính thức.
Vì vậy, người dùng thử nghiệm không nên vội chuyển những bảng tính quan trọng sang cấu trúc dữ liệu mới, đặc biệt nếu các file này được chia sẻ với người khác hoặc sử dụng trên nhiều phiên bản Excel.
Đối với người dùng phổ thông, thay đổi này có thể chưa tạo ra khác biệt ngay lập tức. Nhưng với những người thường xuyên xây dựng bảng tính phức tạp, xử lý dữ liệu lớn hoặc sử dụng Excel như một công cụ phân tích, khả năng chứa nhiều giá trị trong một ô có thể mở ra một cách tổ chức dữ liệu hoàn toàn mới.
Sau khoảng 40 năm duy trì mô hình bảng tính quen thuộc, Microsoft đang thử nghiệm một thay đổi có thể khiến khái niệm “một ô, một giá trị” không còn là nguyên tắc cố định của Excel. Tuy nhiên, trước khi trở thành một phần chính thức của Excel, công nghệ này vẫn phải vượt qua bài toán lớn nhất: khả năng tương thích với hệ sinh thái bảng tính khổng lồ đã được xây dựng trong nhiều thập kỷ.